Emailadressen im Geschaftsbereich

Kategorie: Sonstiges |

Auch im Geschäftsalltag sind mittlerweile persönliche Emailadressen für jeden Mitarbeiter ein Muß. Allerdings tun sich viele Unternehmen schwer, mit der Auswahl der richtigen Emailadresse. Ist es angebrachter personalisierte Emailadressen ala max.musterman@xx.de einzusetzen oder ist es nicht doch sinnvoller auf eine spezifische Adresse ala produktion@xx.de zu setzen. Die Antwort auf diese Frage ist relativ einfach und kann unter Umständen viel Stress vermeiden und Geld sparen.

Die ideale Emailadresse

Die ideale Adresse für alle Zwecke gibt es leider nicht. Allerdings kann man mit der korrekten Auswahl sich einiges an Stress durch falsch bzw. nicht zugestellte Emails ersparen.

Zur Verdeutlichung folgendes Szenario:

Herr Meier arbeitet in der Auftragsbearbeitung und nimmt alle Aufträge der Kunden an und leitet diese an die entsprechenden Mitarbeiter des Unternehmens weiter. Herr Meier ist stolzer Besitzer einer eigenen persönlichen Emailadresse, lautend auf m.meier@xx.de. Sämtliche Kunden korrespondieren ausschliesslich mit dieser Emailadresse.

Allerdings verlässt Herr Meier das Unternehmen, und an dessen Stelle kommt Frau Huber, auch mit eigener Firmen-Emailadresse m.huber@xx.de.

Ab nun fangen die Probleme an, denn die Adresse von Herrn Meier ist entweder stillgelegt oder wird von keinen Mitarbeiter des Unternehmens abgerufen. Bis der letzte Kunde mitbekommen hat, dass sich die Adresse geändert hat, sind unter Umständen wichtige (und natürlich dringende) Jobs bzw. Bestellungen im elekronischen Nirwana gelandet oder haben den Endfertigungstermin verpasst.

Das ist weder gut für das Unternehmen, noch für den Kunden.

Hätte man hier eine z.B. produktionsspezifische Adresse ala produktion@xx.de verwendet, hätte es all diese Probleme nicht gegeben.

Lieber allgemeine Adresse

Wie man sehr gut an diesem Beispiel sieht, ist es nicht immer vorteilhaft, personenbezogene Emailadressen zu verwenden.

Gerade in der Werbebranche dreht sich das Personenkarusell besonders heftig. Laufend kommen und gehen Leute.

Ein andauerndes Updaten der Emailadresse ist dem Kunden kaum zumutbar. Wenn es nicht einmal die Mediaagenturen schaffen die Datenbank der einzelnen Medienhäuser und Verlagsgruppen aktuell zu halten, wie sollte man dies dem einzelnen Kunden zutrauen?

Fazit

Verwende eine personenbezogene Emailadressen, wenn sich das Geschäft auf die Person bezieht.

Verwende hingegen eine allgemeine Emailadresse, für alle nicht personenbezogene Tätigkeiten.

Denn letzten Endes ist es einem egal, welche Person die Email bekommt. Diese muss nur an die richtige Stelle des Unternehmens kommen, ohne dass man sich den Kopf zerbrechen muss, wer gerade für was zuständig ist.

Denn es ist dem Kunden im Prinzip egal, ob Herr Meier auf Urlaub oder Frau Huber aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, solange die Arbeiten korrekt und pünktlich erledigt werden.

Mastblau

Der erste deutschsprachige Blog mit Spezialthemen zu Repro, PDFX, Druckvorstufe, Druck und Internet.

Sponsoren